Lokalizacja firmy jest jednym z najważniejszych elementów, jakie należy wziąć pod uwagę przy zakładaniu i dalszym rozwoju przedsiębiorstwa. Wybór optymalnej powierzchni biurowej jest uzależniony od wielu czynników, do których należą:
1. Profil i rodzaj wykonywanej działalności.
Jeśli kontakt z klientem odbywa się głównie on-line lub w jego siedzibie, a wynajmowane biuro ma służyć przede wszystkim pracownikom, warto wziąć pod uwagę lokalizację poza centrum miasta.
2. Dojazd - zarówno dla pracowników, jak i klientów.
W tym zakresie liczy się dostępność komunikacji publicznej (bliskość przystanków, częstotliwość połączeń), a także bliskość głównej drogi, obwodnic i autostrad oraz dostępność dworców i lotniska.
3. Parking.
Wybierając lokalizację biura należy zadbać o możliwość łatwego parkowania, dostępność miejsc parkingowych, łatwość przyjmowania ewentualnych dostaw itp.
4. Cena.
Poziom ceny, jaką jest się w stanie zapłacić za wynajem biura, warto określić już na początku poszukiwań. Lokale usytuowane w centrum miasta bądź przy głównych drogach są droższe od tych na przedmieściach. Należy także zwrócić uwagę na to, jakie elementy są uwzględnione w cenie najmu biura, np. czy dostępne w cenie części wspólne takie jak kuchnie, sanitariaty, salki spotkań, przestrzenie do prezentacji i spotkań, miejsca do rozmów telefonicznych oraz przestrzenie do odpoczynku pozwolą na ograniczenie wynajmowanej powierzchni tylko do niezbędnych biur i pomieszczeń.
5. Możliwości rozwoju w kolejnych latach.
Zmiany lokalizacji są czaso- i kosztochłonne, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji o wynajmie biura warto sprawdzić, czy interesujące nas miejsce oferuje możliwości powiększenia lokalu w przyszłości i czy wynajmujący przywiązuje wagę do unowocześniania swojej infrastruktury. Najlepiej o tym świadczy wieloletnia obecność firm, które w danej lokalizacji rozwinęły swój biznes. W ramach możliwości rozwoju firmy wynajmujący może m.in. tworzyć w swojej lokalizacji strefy dla startujących przedsiębiorstw z uproszczonymi warunkami i zasadami najmu.
6. Pomieszczenia dodatkowe.
Warto zwrócić uwagę na dostępność pomieszczeń dodatkowych i pomocniczych w ramach tej samej lokalizacji m.in.:
- magazyny i magazynki,
- laboratoria,
- sale konferencyjne,
- salki spotkań etc.
7. Stan techniczny.
Należy ocenić sprawność urządzeń, sprawdzić czy w budynku jest winda, obejrzeć oferowane pomieszczenia pod względem konieczności przeprowadzenia remontu czy odświeżenia. Ważne, by sprawdzić, czy obiekt jest chroniony, czy możliwe jest zainstalowanie alarmów, kontroli dostępu oraz czy ochrona funkcjonuje również w godzinach nocnych. Nie bez znaczenia jest również wygląd budynku i biura. Warto dopytać się o materiały, którymi wykończono wnętrze lokalu. Trzeba też zweryfikować, czy wynajmujący dba o bezpieczeństwo przeciwpożarowe i sprawdzić zabezpieczenia i drogi ewakuacyjne.
